Applying Systems Thinking to Create Knowledge Workers Productivity

Knowledge workers merupakan para pekerja dalam suatu organisasi yang sensitif terhadap perubahan. Mereka terus-menerus merespon perubahan lingkungan dengan mengumpulkan informasi dan kemudian mengatur sesuai pekerjaan mereka, dengan perubahan lingkungan pekerjaan yang begitu cepat, organisasi tidak perlu ragu dalam menerima kenyataan bahwa semua knowledge workers memiliki tempat yang signifikan dalam organisasi. Pentingnya peran mereka pada setiap organisasi yang ingin terus tetap dapat bertahan di zaman dinamis tidak dapat dipungkiri, knowledge workers sangat diperlukan bagi organisasi, mereka ingin menyelesaikan setiap pekerjaan yang mereka lakukan, meningkatkan produktivitas knowledge workers adalah tugas yang paling penting yang harus dilakukan oleh setiap organisasi. Organisasi harus dapat mempertahankan knowledge workers yang mereka miliki ini merupakan salah satu tantangan utama saat ini bagi semua manajer dan supervisor di suatu organiasi. Suatu organisasi harus dapat memainkan peran dalam pengembangan lingkungan kerja yang menjalankan perbaikan berkelanjutan dan pengembangan profesional  para pekerja mereka. ada beberapa tanggungjawab manajerial yang harus senantiasa di jalankan seperti: dukungan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan mereka; memberikan penugasan khusus dengan tujuan untuk mempelajari hal-hal baru; melakukan rotasi pekerjaan dan memberikan tanggungjawab dengan tujuan untuk para pekerja mengembangkan dan berlatih keterampilan baru. Banyak organisasi mencari formula yang tepat bagaimana menempatkan atau menerapkan Knowledge Management dan infarstruktur teknologi informasi dalam menciptakan generasi-generasi baru knowledge workers yang ada dalam organisasi mereka seperti knowledge creations, knowledge sharing, knowledge application, jaringan dan sumberdaya manusia semua dilakukan untuk meningkatkan produktivitas knowledge workers yang mereka miliki.
 

Knowledge Workers

Secara umum, pengetahuan yang paling berharga dalam suatu organisasi adalah dalam kepala para karyawan [1], knowledge workers mewakili lebih dari setengan dari semua karyawan di Negara maju, dalam knowledge wokers umumnya adalah orang yang ketika bekerja lebih mengunakan otak mereka dari pada otot-otot mereka, knowledge wokers dapat diidentifikasikan dalam budaya apapun dan dalam setiap fase perkembangan manusia namun perubahan teknologi dan sosial di abat 20 menyebabkan peningkatan yang luar biasa akan jumlah mereka dalam organisasi di Negara maju. Knowledge workers bukan ungkapa teoritis tetapi memiliki kedekatan hubungan dengan istilah karyawan yang berbakat [2] atau karyawan terbaik. Pekerjaan dan produktivitas knowledge workers tergantung pada kemampuan mereka untuk mengembangkan dan menggunakan pengetahuan mereka yang merupakan proses yang tidak dapat di amati misalnya tidak mungkin untuk mengontrol dan memperbaiki cara bagaimana mereka bekerja. Peter Drucker 1954 adalah orang pertama yang memperkenalkan knowledge workers dengan berbagai macam definis diantaranya :
  • Seseorang yang memiliki pengetahuan yang penting bagi organisasi dan sering kali mereka satu-satunya orang yang memiliki pengetahuan tersebut.
  • Seseorang yang dapat menggunakan pengetahuan dalam pekerjaan.
  • Pengetahuan ini sebagian besar dibawah sadar, pekerja mungkin tidak tahu tentang hal tersebut atau mungkin tidak memahami pentingnya pengetahuan tersebut. Karyawan dalam suatu organisasi memiliki pendekatan terbatas pada pengetahuan, mereka tidak dapat mempelajarinya (waktu, keuangan dan atau tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk mengembangkan pengetahuan mereka).
  • Knowledge workers sering bekerja secara intelektual (namun buka sebuah aturan)
Drucker [3] meramalkan bahwah knowledge workers akan menjadi pencipta nilai-nilai masa depan. Reboul (2006) merangkum berbagai pemahaman tentang knowled workers diantara nya dapat dilihat sebagai berikut :
  • Alat Utama dari knowledge workers adalah otak mereka, oleh karena itu kehilangan KW untuk sebuah organisasi adalah kerugian karena itu merupakan suatu modal.
  • KW menggunakan pengetahuannya pada karyanya ia menciptakan, mendistribusikan.
  • Posisi KW membutuhkan belajar secara terus menerus.
  • Pengelolaan informasi dan data membutuhkan penciptaan nilai tambah yang tinggi pada informasi tersebut.
  • Individu-individu mengubah pekerjaan, mereka pergi dengan caranya sendiri dua KW tidak akan melakukan pekerjaan yang sama.
  • Produktivitas dan kualitas karya meraka sulit untuk diukur.
  • KW mengelola hari-hari mereka. Posisi mereka memerlukan keterampilan kreativitas, inovasi dan pemecahan masalah, itulah sebabnya KW tidak suka diberi tau cara melakukan sesuatu.
Pengetahuan merupakan alat utama dan bahan baku knowledge workers. Pengetahuan dapat didefinisikan dalam banyak cara. Misalnya Tobin mendefinisikan pengetahuan sebagai informasi dan ditambah intuisi dan pengalaman [4], BecKnowledge Managementan melihat pengetahuan sebagai informasi dan ditambah seleksi, pengalaman, prinsip, keterbatasan dan pembelajaran [5]. Veber memahami pengetahuan sebagai sistem yang berubah dengan interaksi antara pengalaman, keterampilan, fakta, hubungan, nilai, proses berpikir dan makna [6].
Knowledge workers merupakan keseimbangan antara motivasi, koordinasi dan efisiensi, ini juga merupakan perspektif kepemimpinan, ada berbagai pengertian dari knowledge workers dari beberapa ahli, knowledge workers terus menerus harus terlibat dalam akusisi atau pertukaran pengetahuan, produktivitas pekerjaan para pekerja dan organisasi dimana tempat mereka bekerja sangat tergantung pada pengetahuan yang mereka miliki. menurut  (Druker, 2002 ) Knowledge Workers berfokus pada karakteristik individu dan menunjukan bahwa pengetahuan dari pekerja adalah mereka dengan pengetahuan terioritis yang cukup yang diperoleh  melalui pendidikan formal dan melalui akusisi dan pembaharuan pengetahuan, menurut  Drunker knowledge worker di bagi menjadi dua jenis yang pertama [1]. High knowledge workers seperti dokter, pengacara, ilmuan dan guru,  [2]. Knowledge technologists seperti teknisi komputer, software designers, analis di laboratorium klinis.
Peran dari organisasi adalah mempersiapkan lingkungan kerja dimana knowledge workers dapat membuat, berbagi dan mengunakan  ekspisit dan tacit pengetahuan,  Knowledge Management membantu organisasi untuk membantu memnuhi peran tersebut.

Knowledge Management In Organization

Meskipun pentingnya pengetahuan sebagai sebuah asset berharga, sedikit organisasi benar-benar memahami apa artinya menjadi perusahaan berbasis pengetahuan dan bagaimana untuk mengelola pengetahuan untuk mencapai tujuan mereka [8]. Knowledge Management adalah proses mengidentifikasi dan memanfaatkan pengetahuan kolektif dalam sebuah organisasi untuk membantu organisasi bersaing [9]. Untuk sebagian besar perusahaan Knowledge Management dicapai melalui serangkaian inisiatif yang berusaha untuk membangun budaya dan infrastruktur yang menghubungkan orang dan proses [10]. Sering inisiatif ini mengandalkan teknologi Knowledge Management, seperti repositori pengetahuan dan expert databases, untuk mengelola pengetahuan organisasi [11]. Pandangan knowledge-based perusahaan mencirikan pengetahuan sebagai sumber keunggulan kompetitif (Grant, 1996). Keuntungan tersebut berasal dari pengetahuan tertanam dalam campuran sumber daya organisasi perusahaan, termasuk karyawan (knowledge workers), proses, dan teknologi (Kogut dan Zander, 1996). Knowledge Management dapat dibagi menjadi empat proses inti diantaranya  knowledge creation (Pentland, 1995), knowledge storage (Argote, 1999), knowledge transfer (Gupta dan Govindarajan, 2000), dan knowledge application (Chun dan Montealegre, 2007; Grant, 1996).
Para ahli berpendapat bahwa memahami Knowledge Management dan dapat menerapkannya secara sukses membutuhkan perspektif yang holistik. Memanfaatkan Knowledge Management untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan pemahaman yang mendalam mengenai bagaimana proses pengetahuan berhubungan satu sama lain, faktor yang mempengaruhi knowledge process dan knowledge workers, teknologi pendukung, dan lingkungan (Massey, dkk., 2002). Melalui pemahaman secara baik konsekuensi positif dan negatif dari peranan Knowledge Management dapat dieksplorasi dan dimanfaatkan, dari implementasi sistem Knowledge Management yang sukses dapat diidentifikasi pandangan bahwa systems thinking memberikan landasan yang dapat memfasilitasi seperti pemahaman secara terintegrasi dan dapat meningkatkan produktivitas knowledge workers dalam organisasi.

System Thinking

Systems thinking, atau " systemic" berpikir, merupakan berpikir tentang keseluruhan bukan bagian-bagian. Sifat-sifat yang muncul tidak dapat diamati atau diubah dengan mempelajari atau mengambil tindakan pada tingkat komponen individu. Systems thinking berarti memberi penekanan pada hubungan antar komponen yang berbeda, bukan hanya melihat komponen dalam yang terisolasi (hanya bagian tertentu dari sistem). Systems thinking juga berarti mempertimbangkan konteks, situasi atau lingkungan yang mengelilingi sistem tertentu yang sedang dipelajari, jadi "Systems thinking" juga "kontekstual" berpikir memahami sistem dalam konteks keseluruhan yang lebih besar. Beberapa orang juga menyebutnya "holistik" berpikir [7]. Tabel 1 menjelaskan perbedaan System Thinking dengan pemikiran konvensional.

Dalam peningkatan produktivitas knowledge workers suatu organisasi dapat melakukan berbagai cara dan dapat melakukan identifikasi berbagai proses, teknologi dan teknik yang dapat meningkatkan produktivitas knowledge workers yang di miliki oleh suatu organisasi. Penerapan system thinking, proses dan teknik dalam organisasi yang terlibat dalam kegiatan seperti pemberian pelatihan kepada knowledge workers secara tidak langsung dapat meningkatkan produktivitas knowledge workers. Berikut ini adalah beberapa proses dan teknik untuk meningkatkan produktivitas knowledge workers yang dapat di terapkan dalam suatu organisasi dapat di lihat pada Fig 1 Model penerapan system thinking dalam mendukung penciptaan knowledge workers produktive.
Fig 1: Model Applying Systems Thinking to Create Knowledge Workers Productivity 

Didasarkan model diatas organisasi dapat membangun dan menerapkan system thinking dalam menciptakan knowledge workers mereka produktif, suato organisasi dapat melakukan 8 (delapan) pendekatan diantranya leadership, learning, information & Study Skill, Inovation, knowledge management, Decision Making, Motivation & Selft Motivation dan taklupa dukungan dari information technology. Leadership merupakan investasi strategis dalam pemanfaatan modal manusia dalam organisasi, biasanya pengembangan pemimpin difokuskan pada 3 bidang utama - memberikan peluang untuk pengembangan, merangsang kemampuan untuk mengembangkan (termasuk motivasi, keterampilan dan pengetahuan untuk perubahan), dan menyediakan lingkungan yang mendukung untuk perubahan terjadi. Pengembangan kepemimpinan dapat membangun pada pengembangan individu untuk menjadi pemimpin. Selain itu, juga perlu fokus pada hubungan interpersonal antara individu-individu dalam tim. Learning fokus pada pembelajaran, pelatihan atau program pendidikan, organisasi / perusahaan perlu memberikan pelatihan atau instruksi untuk knowledge workers mereka. Hal ini terutama berlaku untuk technology-based organisasi. Biasanya perusahaan-perusahaan ini menyediakan pelatihan yang dibutuhkan dengan mengirimkan orang dari lembaga pelatihan, kelas pelatihan. Information & Study Skill bertujuan untuk membantu knowledge workers dalam membantu dan mengelola informasi yang lebih baik untuk dapat dicerna dengan cepat baik mengelola dan mempelajari informasi untuk membangun sebuah kerangka inovasi yang baru, decision making, Motivation & Selft Motivation dan penerapan Information Technology sebagai sebuah infrastruktur pendukung dalam pengembangan knowledge workers agar lebih produktive.
Setiap Organisasi di era modern saat ini mereka  harus dapat mempertahankan, meningkatkan kinerja mereka agar dapat terus bertahan dan terus eksis, dengan menerapkan system thingking organisasi dapat  mengidentifikasikan, mengubah, mengembangkan dan menciptkanan lingkungan knowledge workers dapat bekerja produktive. Suatu organisasi harus dapat memainkan peran dalam pengembangan lingkungan kerja yang menjalankan perbaikan berkelanjutan dan pengembangan profesional  para pekerja mereka. ada beberapa tanggungjawab manajerial yang harus senantiasa di jalankan organisasi/perusahaan seperti  memberi dukungan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan mereka. System thingking dapat diterapkan dalam peningkatan produktivitas knowledge workers dengan mengkombinasikan faktor-faktor pendukung seperti leadership, learning, information & Study Skill, Inovation, knowledge management, Decision Making, Motivation & Selft Motivation



Reference

[1] Kokavcová, D., Malá, D. 2009. Knowledge Sharing – the Main Prerequisite of Innovation. Kaunas: Management of Organizations: Systematic Research. No 51, 2009. ISSN: 1392-1142.
[2] Buckingham, M, Coffman, C. 2005. First,Break All the Rules. London: Simon and Schuster UK. ISBN 1-4165-0266-1
[3] Drucker, P.F. 1954 Landmarks of Tomorrow. A Reports on the New Post-Modern World. Transaction Publisher London. ISBN 1-56000-622-6.
[4] Tobin, D. 1996. Transformational Learning – Renewing Your Company Through Knowledge and Skills.John Wiley & Sons, NY, 1996
[5] Beckman, T. A. 1997. Methodology for Knowledge Management. In: Proc. IASTED Al and Software Computing Conference, ACTA Press, Banff, pp 29-32.
[6] Veber, Jaromír a kol. 2000. Management, základy, prosperita, globalizace. Management, Basics, Prosperity, Globalization, Management Press. Praha. ISBN 80-7261-029-5 pg.
[7] ICRA Learning Resources – Systems Thinking – Key Concepts
[8] Yu, L. 2005. Does Knowledge Sharing Pay Off? MIT Sloan Management Review, 46(3), 5.
[9] Von, Krogh, G. (1998). Care in Knowledge Creation. California Management Review, 40(3), 133-153.
[10] Davenport, T. and Prusak, L. 1998. Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston, MA: Harvard Business School Press.
[11] Alavi, M. and Leidner, D. 2001. Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, 25(1), 107-136.
[12] Zahn, E.O.K. Strategic Management, Systems Thinking, and Modeling. System Dynamics. VolII. 
[13] Chun, Sohn, Arling and Granados. 2009. Applying Systems Thinking to Knowledge Management Systems: The Case of Pratt-Whitney Rocketdyne




Comments

Popular posts from this blog

Knowledge Management

Penerapan dan Pemanfaatan Empat Domain COBIT pada Proses Audit Sistem Informasi

Independensi dan Profesionalisme Auditor Internal vs Auditor Eksternal